Las firmas de email corporativas profesionales se han transformado en un espectacular canal de comunicación indirecto, con información que miles y miles de correos mensuales generando un impacto notable.
No acarrea costos adicionales para las empresas y refuerza el poder de la marca que la utiliza. Son muy pocas las organizaciones que le sacan el jugo a esta funcionalidad y en esta nota te contamos los detalles que hay que conocer para poder aprovechar esta funcionalidad de manera inteligente y segura al mismo tiempo.
Sin embargo a la hora de poner en marcha un sistema de firma corporativa pueden aparecer un sinnúmero de cuestiones que hay que tener en cuenta para que realmente termine siendo efectiva. Los equipos de especialistas de Pronectis realizan un proceso de auditoría de la firma de email para que la misma cumpla con todos los requisitos de efectividad y seguridad a la hora de su uso.
Para la gestión de firmas corporativas en Pronectis proveemos a nuestros clientes g-Signature. Conoce más de este producto con nuestros especialistas.
SOLICITAR UNA AUDITORÍA GRATUITA DE FIRMA CORPORATIVA
¿Cómo es la auditoría de una firma de email?
Te detallamos los pasos y los aspectos relevantes del proceso. La auditoría es realizada por especialistas y es gratuita para clientes de Pronectis
¿Qué auditamos y por qué? (Alcance de la auditoría)
- Diseño del pie de página y método de difusión.
- Impacto de elementos gráficos.
- Compatibilidad con el modo oscuro.
- Actualización de datos.
- Enlaces a las redes sociales y al sitio web.
- Logotipo y texto alternativo.
- Presentación de números de contacto.
- Avatar del usuario.
- Cláusulas informativas (GDPR, cláusula de confidencialidad, datos de registro de la empresa)
- Peso, tamaño y límite de caracteres de la firma.
- Presentación en distintos clientes de correo.
- Aspectos de seguridad (esencial para que los correos no sean bloqueados o lleguen a SPAM)
¿Por qué son importantes y deben estudiarse estos criterios?
- Diseño del pie de página y método de envío:
- Importancia: el diseño del pie de página determina cómo se presenta la empresa en la comunicación por correo electrónico. Un pie de página uniforme y estéticamente agradable permite dar una impresión profesional y, al mismo tiempo, no resulta engorroso de gestionar, si se difunde de forma estandarizada, por ejemplo, de forma centralizada y con normas claramente definidas.
- Riesgos: La falta de coherencia en el diseño y las normas de difusión pueden dar lugar a una representación ambigua de la empresa y a una pérdida de credibilidad ante la audiencia.
- Elementos gráficos:
- Importancia: Los elementos gráficos del pie de página pueden enriquecer su aspecto y atraer la atención de los destinatarios. Logotipos, gráficos o banners pueden promocionar aún más la empresa. Es importante que se recorten al tamaño correcto, sobre todo los logotipos, iconos y banners, para que se vean proporcionales en los distintos clientes de correo. Además, asegúrate de que los gráficos se publican en un directorio de acceso público o en parte de la nube.
- Riesgos: La falta de elementos gráficos puede hacer que el pie de página resulte menos atractivo para los destinatarios, lo que puede afectar a la percepción de la marca. Además, los gráficos mal dimensionados hacen que la firma se muestre incorrectamente en diferentes clientes de correo electrónico, por ejemplo, Gmail frente a Outlook. Las restricciones relacionadas con la lectura de gráficos fuera del dominio, por ejemplo en una nube cerrada, pueden limitar la visibilidad de los emblemas gráficos de la empresa.
- Compatibilidad con el modo oscuro:
- Importancia: En una era de creciente popularidad del modo oscuro, especialmente en teléfonos y ordenadores nuevos. Asegurarse de que el pie de página de su correo electrónico es compatible con este modo es clave para mantener la legibilidad y la estética.
- Riesgos: La falta de compatibilidad puede hacer que el pie de página parezca ilegible o completamente invisible en el modo oscuro y puede disuadir a los destinatarios de leer el mensaje.
- Actualización de datos:
- Importancia: La información actualizada sobre contactos y empleados le permite comunicarse con eficacia y generar confianza en su empresa. Nuestros estudios demuestran que los destinatarios valoran más ponerse en contacto con alguien a quien pueden llamar o con quien pueden contactar a través de su mensajero favorito.
- Riesgos: No actualizar los datos puede dar lugar a información errónea para los destinatarios, además de dificultar el contacto con las personas adecuadas dentro de la empresa y afectar negativamente a las relaciones comerciales.
- Enlaces a las redes sociales y al sitio web:
- Importancia: Los enlaces a las redes sociales y al sitio web permiten a los destinatarios acceder rápidamente a información adicional sobre la empresa y facilitan la creación de relaciones con los clientes. Además, las empresas apuestan cada vez más por la imagen profesional de sus empleados y señalan, por ejemplo, el perfil personal de un empleado en LinkedIn.
- Riesgos: La falta de enlaces puede limitar la posibilidad de promocionar a la empresa y a los empleados como expertos en su campo lo que dificulta el acceso de los clientes a una información más completa sobre los servicios o productos y la profesionalidad declarada por la empresa.
- Logotipo y texto alternativo:
- Importancia: el logotipo de la empresa en el pie de página es una tarjeta de visita y el texto alternativo permite que el pie de página se muestre correctamente en caso de imágenes bloqueadas. Un logotipo con un enlace que dirija a la página web de la empresa o al producto es ahora estándar.
- Riesgos: La falta de logotipo o de texto alternativo puede hacer que el pie de página parezca poco profesional o incompleto, lo que puede disminuir la percepción de la marca por parte de la audiencia. Además, se desperdicia el potencial de tráfico adicional si el logotipo estuviera subenlazado.
- Presentación de los números de contacto:
- Importancia: Una presentación correcta de los números de contacto facilita a los clientes ponerse en contacto con la empresa rápidamente y crea una impresión positiva. Esto es especialmente cierto para los destinatarios que consultan el correo en sus teléfonos móviles y la posibilidad de marcar automáticamente desde el pie de página.
- Riesgos: La presentación incorrecta de los números, por ejemplo, la falta de código de país, el formato incorrecto o la falta de vinculación, puede dificultar el contacto con la empresa y afectar a la satisfacción del cliente.
- Avatar del empleado:
- Importancia: Añadir un avatar de empleado personaliza la comunicación, aumenta la confianza y crea un vínculo entre la empresa y los clientes.
- Riesgos: La ausencia de una foto de perfil hace que la comunicación sea menos personal y más anónima.
- Cláusulas de información (GDPR, cláusula de confidencialidad, datos de registro de la empresa):
- Validez: La inclusión de cláusulas informativas garantiza el cumplimiento legal e informa a las audiencias sobre la entidad de capital o la política de privacidad y de uso de datos.
- Riesgos: La falta de cláusulas informativas puede exponer a la empresa a consecuencias legales relacionadas con la violación de la legislación sobre protección de datos y reducir la confianza de los clientes en la empresa, por ejemplo, la falta de datos visibles sobre el registro de la empresa y el capital social.
- Peso, tamaño y límite de caracteres de la firma
- Validez: El peso, tamaño y límite de caracteres óptimos del pie de firma garantizan que sea legible y estéticamente agradable sin sobrecargar el mensaje, con lo que no se corre el riesgo de que la firma caiga en el SPAM.
- Riesgos: Un pie de página demasiado pesado o elaborado dificultará la lectura del mensaje o será considerado SPAM
