Hay muchas funcionalidades de Google Workspace que vas a ir descubriendo a medida que lo usas en tu empresa. Pero, hoy a modo de resumen queremos enseñarte 10 tips para que tengas en cuenta a la hora de trabajar con las herramientas de Google. 

Realmente Google Workspace te hará ganar tiempo, organizarte mejor y hacer de tu equipo un team realmente productivo. ¡Ya lo verás!

Primero, a modo de resumen, compartimos un video corto y explicativo sobre Google Workspace.

Consejos para trabajar con Google Workspace

Simplifica las comunicaciones

Si trabajas con un equipo remoto o si lo hacen en la misma oficina pero quieres compartir información mediante Workspace, puedes crear una lista de correo con Grupos de Google. ¿Para qué te sirve esto? Para enviar un mensaje o información a un grupo determinado de personas, sin tener que escribir sus correos por separado. 

Por ejemplo, puedes crear un grupo con una determinada dirección de correo electrónico [email protected] y añadir varios miembros. Al momento de enviar o compartir archivos, lo haces solo a esa dirección de correo electrónico. 

Las personas que añadas a esa dirección conjunta tendrán acceso inmediato a los contenidos que hayas compartido anteriormente. 

Usa Calendar adecuadamente 

Gracias al uso de Google Calendar, puedes ver los calendarios de los miembros de tu equipo y saber cuándo están disponibles. De esta manera, si deseas agendar una reunión, sabes de antemano si tienen disponibilidad todos los usuarios que quieres invitar. 

Es fundamental el calendario para saber también qué días una persona estará ausente por enfermedad, vacaciones, viajes, etc. 

Usa las salas de equipo o de proyectos 

Incentiva a los miembros de tu equipo a que usen las salas de Google chat. ¿Para qué? Para estar en contacto y relacionarse entre sí. Además allí podrán compartir ideas, proyectos, conocer opiniones… En fin, es un punto de encuentro virtual donde podrán interactuar y seguir claramente los objetivos de la empresa. 

Es una excelente herramienta para documentar el trabajo profesionalmente integrado con el resto de las herramientas de colaboración de Workspace.

Accede a tus recursos desde cualquier lugar

La manera más fácil y segura de almacenar y compartir información es Workspace. 

Dentro de Drive podrás guardar archivos o material relevante y compartirlo al instante. 

¿Qué pasa si alguien hace un cambio en un documento o carpeta y no te avisa? No hay problema. Lo podrás saber, Drive te muestra los archivos modificados recientemente y te notifica por quién han sido gestionados. 

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Coordina mejor a tu equipo y aumenta su productividad

Ten el control de las agendas y de cada proyecto que se llevará a cabo. Mantente al tanto de cambios de último momento y de actualizaciones de deadlines (fecha de entrega). 

Con Google Sheets, podrás crear un proyecto dinámico para poder organizar las tareas de tu equipo. En ese documento, cada persona que tenga acceso puede ir actualizando sus tareas diarias o semanales. ¿Qué te ahorras con este tipo de documento? Tiempo. No es necesario el intercambio de correos para saber en qué estado está cada tarea y en qué está trabajando cada miembro del equipo. 

Además, puedes dejar comentarios @ a otros usuarios o leer los que te dejan a ti o a otros miembros. 

Haz videollamadas y eventos virtuales 

Sabemos que muchas veces los miembros de un equipo no están en la misma oficina y, algunos ni siquiera están en el mismo país. ¡Eso no es inconveniente para reunirse! 

Google Meet te permite estar conectado/a con tu equipo siempre. Ya sea desde una computadora o desde un teléfono móvil. 

En Meet podrás hacer videollamadas, tener capacitaciones, intercambiar ideas, colaborar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etc. ¡Todo online con la mejor tecnología y seguridad de datos! 

Crea, edita y comparte en tiempo real 

En el momento en que necesites crear un documento o hacer una presentación, solo debes abrir tu Drive y crearlo. No es necesario que envíes un correo electrónico a otros usuarios para que lo vean, simplemente les compartes el archivo y les pides feedback. 

Cada cambio se guarda automáticamente y por las dudas, podrás ver versiones anteriores del documento. 

Realiza presentaciones online 

A través de Google Meet podrás presentar un producto o servicio a un grupo de personas. También podrás grabarte y compartir ese video con quien quieras. 

¡Y un plus! También podrás activar subtítulos para esa presentación. 

Crea fácilmente un sitio web con Google Sites

¡Ya no necesitas de un programador o desarrollador para tener un sitio web al instante! Lo puedes crear con Google Sites. Es una plataforma muy intuitiva donde tú mismo/a puedes cargar información, presentaciones, archivos de Drive, etc. Solo arrastras y sueltas. 

Podrás crear sitios web privados o para todo público. ¡Tú decides! Y si deseas que otros miembros de la empresa también trabajen en ese sitio, verás los cambios que va realizando en tiempo real. 

¡Algo muy importante! Los sitios de Google Sites son responsivos, se adaptan a la pantalla de cualquier dispositivo. 

Realiza encuestas y obtén feedback con Forms

Si necesitas recopilar información o hacer algún tipo de votación o encuesta… ¡Utiliza Forms! 

Los formularios de Google son prácticos y dinámicos. Fáciles de crear, de compartir y de analizar resultados. 

Forms te permite obtener feedback de tu equipo y de tus clientes o recopilar mejor las postulaciones de candidatos para algún puesto de trabajo en tu empresa, entre otras cosas. 

Podrás recibir por correo electrónico las notificaciones cuando una persona responda y podrás analizar detalladamente los datos obtenidos. ¡Haz gráficos y diagramas para compilar mejor la información!

¿Aún no usas Google Workspace? Escríbenos, podemos asesorarte personalizadamente.