Dar tus primeros pasos en Google Workspace te ayudará a tener tu día a día más ordenado y volverlo más productivo. Junto a tu equipo podrás trabajar de manera presencial o remota con las mejores herramientas de la plataforma de Google. Será un antes y un después en tu vida laboral, ya lo verás.
Utilizar Google Workspace es sencillo, aquí te compartiremos los mejores consejos para empezar desde cero y volverte todo un experto. Muy pronto subiremos la segunda parte para aquellos que estén en un nivel más avanzado y quieran conocer más herramientas colaborativas y productivas.
Unos de los mayores beneficios de contar con un plan de Google Workspace es que puedes acceder a herramientas de colaboración que permiten ganar tiempo y ahorrar dinero: Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites y muchas más.
Actualmente más de 2.600 Millones de usuarios en todo el mundo usan Google Workspace. El 60% de las empresas que lo usan consideran que han mejorado la capacidad de innovar.
Permite ahorrar 171 hs al año (21 días) en tus tareas cotidianas.
A continuación, te enseñaremos las herramientas que necesitas para comenzar.
Qué herramientas necesitas para dar los primeros pasos en Google Workspace
Google Chrome y Gmail
Primero necesitas el navegador Google Chrome porque gracias a él podrás potenciar al máximo el uso de Google Workspace. Genera tu perfil de trabajo, puedes guiarte por este artículo: Cómo trabajar con Perfiles de Chrome.
Luego debes comenzar a utilizar Gmail, la mejor herramienta para tener tus correos electrónicos ordenados y al día.
¿Sueñas con una bandeja de entrada limpia y con todos los correos al día? Es posible.
Podrás crear etiquetas para distinguir los correos que te ingresan, buscar correos fácilmente, usar filtros, entre otras funciones súper prácticas.
Te recomendamos leer: Qué son los filtros de Gmail y cómo usarlos.
Además, seguir el paso a paso que mostramos en este video:
- Cómo iniciar sesión en Gmail.
- Crear un nuevo mensaje.
- Ver los mensajes que tenemos y ordenarlos.
- Crear etiquetas para ordenar mejor tu bandeja de entrada.
Google Calendar
Comenzar a usar Google Calendar es fundamental. Podrás crear reuniones con tu equipo o terceras personas, agregar notas que creas necesarias, compartir documentos, etc.
Conoce cómo dar tus primeros pasos en esta nota: Primeros pasos con Google Calendar.
Y como si fuera poco, cuando conozcas más a fondo a la herramienta podrás descubrir las 8 ventajas de usarlo para tu trabajo: Administrar varios calendarios, gestionar eventos, migrar sistemas heredados, programar reuniones o eventos frecuentes, agregar archivos, agregar el calendario a tu sitio web, generar una minuta o nota sobre la reunión en cuestión y gestionar recursos compartidos.
Google Contacts
Una gran funcionalidad que te permite: organizar, revisar y combinar tus contactos.
Podrás crear listas de distribución personalizadas.
Enviar mensajes a grupos o personas con los que interactúas más frecuentemente.
Mantener toda la información de tus contactos en un solo lugar y comunicarte con varios de ellos a la vez.
Para más información, visita: ¿Qué puedes hacer con Contactos de Google?
Meet
Seguramente has oído hablar de Meet, es una de las herramientas más conocidas y usadas de Google Workspace.
Es ideal para videoconferencias o videollamadas con tu equipo, clientes o con quien desees.
Meet es la solución más elegida para mejorar la comunicación y la productividad de los equipos de trabajo. Además, es muy segura: Todas las videollamadas son cifradas. Funciona mediante algoritmos e Inteligencia Artificial.
Entre las últimas novedades de Meet, destacamos:
- Agregar la cantidad de personas que desees a una reunión o evento.
- Posibilidad de levantar la mano cuando desees hablar.
- Aceptar solicitudes en forma masiva.
- Dividir a la audiencia en salas en una misma reunión.
- Fondos virtuales personalizados con tu marca o la chance de elegir el que quieras.
- Nuevas funciones para compartir pantallas y usar el chat.
- Activar el seguimiento de asistencia y los informes de las transmisiones en vivo.
- Controles de moderación.
- Pizarra digital Jamboard para anotar ideas o datos y guardarlos en la nube.
- Reducción de ruidos externos.
Lee más sobre los usos de Meet para empresas en este artículo: Meet o Zoom: ¿Cuál conviene más para empresas? Conoce por qué es superior a Zoom, hicimos una comparativa muy clara.
Algo que debes tener en cuenta, es que si actualmente en tu empresa tienes la versión gratuita de G Suite, la misma desaparecerá durante este año. Sí o sí deberás contratar un plan en Workspace que realmente te convenga. Y si aún no lo has probado, luego de leer estos primeros pasos en Google Workspace querrás hacerlo.
Si necesitas más información de alguna de las herramientas que te presentamos o de la plataforma en general, contacta con nosotros. Somos partners oficiales de Google Workspace y podemos dar con el plan ideal para tu empresa o institución educativa. Ahorra dinero en impuestos y aprovecha a fondo esta solución con la que ya están trabajando millones de empresas en el mundo.
Y como si fuera poco, constantemente subimos materiales y recursos gratis (contenidos de texto y también visuales) en este blog y en nuestro canal de YouTube, para que puedas perfeccionar aún más el uso de tu plan y conocer nuevas funciones.
¡Esperamos tu consulta!
