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Cómo hacer migraciones de Google Workspace en empresas 

Hacer una migración hoy en día es un proceso posible pero muchas veces lento y complejo, dependiendo de las plataformas que están involucradas. Si necesitas hacer migraciones de Google Workspace, esta nota te servirá para guiarte. 

Es posible realizar por ejemplo, la migración de una consola de Google Workspace que esté registrada con un dominio a otro. ¿Por qué puede pasar esto? Porque por ejemplo se unificaron dos empresas y los empleados necesitan trabajar en conjunto y de manera colaborativa. 

En estos casos, las migraciones no suelen ser sencillas pero en Pronectis conocemos las alternativas para realizarlas de manera exitosa. 

Ten en cuenta todos estos detalles. 

Qué es una migración de consolas de Google Workspace

Para migrar a una cuenta de Google Workspace nueva o existente a otra, se debe tener un nuevo dominio que sirva para transferir datos desde la cuenta antigua. 

Puede pasar que algunas empresas deseen seguir manteniendo activo el dominio anterior para comunicarse con sus clientes, durante el proceso de traspaso a la nueva cuenta. 

Lo ideal es tener una excelente comunicación entre los involucrados para poder llevar a cabo un proceso de migración ordenado y sin interrupciones del servicio. 

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Qué tener en cuenta antes de migrar una consola de Workspace

  • En estos casos no solo basta con migrar Gmail. También debes pensar en migrar todos tus contactos, calendarios, el Drive de tu empresa, notas, grupos, etc. 
  • Previo a migrar a otro dominio, se recomienda resguardar toda la información aunque el proceso de migración en sí no ponga en riesgo la información existente, es simplemente una buena práctica recomendada.
  • Para seguir manteniendo en funcionamiento tu correo hasta que se realice toda la migración, se podrá hospedar tu cuenta de correo electrónico en un proveedor externo. 
  •  Las licencias de CFM (Chrome for Meeting) y Chrome Enterprise deben ser migradas en un proceso aparte. 
  • Las Apps del Marketplace de Google deberán ser reinstaladas en el nuevo dominio.
  • Se perderá la sesión de aquellos sitios en donde se tenga registro con SSO (Single Sign On) pero este proceso podrá ser salvado antes de la migración.
  • Si bien Gmail es lo más sensillo de migrar, se deberán configurar nuevamente algunas cosas como ser filtros, reglas, templates, add-ons, backgrounds, reenvíos externos, “Inbox Categories” e “Inbox layout”, entre otras. Los mensajes pospuestos se migrarán pero habrá que volver a etiquetarlos. 
  • Los mensajes confidenciales requerirán el acceso SSO de la vieja consola, por lo que no podrán verse luego de la migración. 
  • Los perfiles de Google Chrome no podrán ser migrados pero los usuarios podrán exportar sus bookmarks manualmente. ¡Es una buena oportunidad para ordenarlos!
  • Google Drive solo se podrá usar cuando finalice la migración. Y algo a tener en cuenta es que los elementos en la Papelera de Drive no se migrarán
  • El link de los documentos de Drive cambiará luego de la migración. 
  • Los comentarios de los archivos de Drive no podrán migrarse. 
  • Todos los archivos de Google Photos deberán migrarse manualmente.
  • Algunos proyectos de Google Cloud Platform (GCP), AdSense, Analytics, canales de YouTube (cuentas de marca) y Google Play no podrán ser migrados. 

Cómo se realiza la migración

  1. Se debe analizar la situación con un profesional y definir qué herramientas son las indicadas para ese proyecto en particular de migración.
  2. Estimar el tiempo que llevará todo el proceso para calendarizar los eventos con los administradores de la plataforma involucrados. 
  3. Se informará y mantendrá al tanto de cómo va todo el proceso al equipo de la organización. Novedades y recursos a usar. 
  4. Se llevarán a cabo las etapas programadas con las herramientas elegidas.

Cuál es la herramienta más adecuada para las migraciones de Google Workspace

Migration tool es una excelente herramienta que provee Google Workspace desde la consola de administración pero sería solo la opción indicada para migrar Gmail.

A la hora de migrar Google Drive, grupos, Sites, Calendar y Contactos tenemos que pensar en una herramienta más completa y segura. Si bien hay varias opciones en el mercado, luego de muchos años como Partners de Google hemos elegido a CloudM como la mejor herramienta para realizar estas migraciones. De hecho somos partners oficiales de ella.

Qué es CloudM

CloudM permite migrar de una consola de Google Workspace a otra y también migrar desde plataformas de Microsoft 365 (Office 365) y Dropbox.

Es una herramienta que requiere expertise técnico. Por eso tenemos a nuestro equipo calificado que puede ayudarte si perteneces al mundo hispano parlante. Ten en cuenta que CloudM no está disponible para clientes particulares y no brinda soporte en español. Por lo tanto, recomienda trabajar con Partners para lograr la mejor migración posible.

¡Contar con la posibilidad de migrar te evitará la necesidad de estar atado a una plataforma de por vida!

Video explicativo de CloudM

Las migraciones de Google Workspace pueden ser efectivas y muy seguras. Tenemos la experiencia y la seguridad que necesita tu empresa para preservar tus datos y poder darles acceso a los usuarios dentro de la nueva cuenta en un tiempo acorde.

¡Consúltanos tu caso en particular y te asesoraremos a la brevedad! 

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