Si tienes Google Workspace tu empresa se verá beneficiada. Tiene muchas herramientas que permiten ser más productivo y ahorrar tiempo en tus tareas diarias. Hoy veremos las ventajas de usar Google Calendar en tu empresa.
Tener calendarios integrados y diseñados para trabajar en equipo hará tu trabajo más fácil y llevadero. ¡Ya lo verás!
Invertirás menos tiempo en la planificación de las reuniones y tu día será más productivo.
8 ventajas de usar Calendar en tu empresa
1. Administra diferentes calendarios
Google Calendar te permite tener ordenadas tus reuniones y videoconferencias. Podrás tener varios calendarios, si lo crees conveniente, y compartirlos con algunos miembros de tu equipo o crearlos para ti mismo/a.
Puedes programar tus reuniones y eventos rápidamente y recibir recordatorios para que no te pierdas ningún encuentro.
2. Gestiona eventos
Puedes crear tus propios eventos o reuniones e invitar a miembros de tu equipo y personas externas. Mira la disponibilidad horaria de tus invitados.
Automáticamente, al crear una nueva reunión se te creará un enlace a Meet para que puedan conectarse desde la computadora o teléfono. ¡Simple y fácil!
Puedes permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados o no. Para esto deberás configurar los Permisos para los invitados.
Algo a tener en cuenta: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.
El Calendario de Google muestra un recordatorio automático 10 minutos antes del evento en cuestión. Puedes cambiar los horarios de los recordatorios desde la configuración.
3. Fácil migración de sistemas heredados
Migra fácilmente el calendario de tu empresa desde Exchange, Outlook u otros sistemas, o directamente desde archivos .ics y .csv.
4. Programar eventos o reuniones frecuentes
Si una reunión o evento se repite semanal o mensualmente puedes configurarlo una sola vez y listo. Les aparecerá a todos los invitados en sus calendarios cada semana o mes, sin tener que volver a configurarla.
5. Agrega archivos adjuntos
En todas las reuniones que crees podrás agregar imágenes o archivos adjuntos para que los invitados tengan en cuenta al momento de la reunión. Esto es primordial si deseas agregar un brief, pdf o alguna plantilla que deben tener en cuenta o leer previo a la reunión.
6. Agrega complementos y publica tus calendarios en tu sitio web
En la configuración de Calendar, hay un gran catálogo de aplicaciones y complementos, por ejemplo Zoom o Microsoft Teams Meeting, que puedes vincular.
Simplemente debes ver cuáles te serán más útiles e instalarlas para tenerlas siempre a mano. Asimismo podrás ver las calificaciones y comentarios de esas aplicaciones que han realizado los usuarios. Esas reviews te ayudarán a orientarte si no sabes cuál agregar.
Los calendarios también se pueden integrar directamente en Google Sites.
7. Genera una nota con lo más importante de la reunión
Una vez que termine la reunión, puedes crear una nota de la misma que verán todos los invitados. Esto es ideal para hacer un resumen de lo charlado o para agregar algún detalle que es importante.
Esa nota tendrá de título el mismo nombre de la reunión y se guardará automáticamente en Google Drive. Puedes moverla a la carpeta que desees e invitar a otras personas a verla, por defecto la pueden ver los asistentes a la reunión.
8. Gestiona recursos compartidos (salas, elementos multimedia, etc.)
En Google Calendar, los usuarios de tu organización pueden gestionar recursos compartidos como ser: Salas de reuniones, proyectores, autos o bicicletas de la empresa, equipos, etc. Es decir, todo lo que necesiten reservar para usarlo en un tiempo determinado.
Cabe destacar que sólo los usuarios con el rol de superadministradores pueden gestionar recursos desde sus propios calendarios, previo a compartirles esos recursos a los demás miembros de la empresa.
Conclusión
Google Calendar es una gran herramienta de Workspace. Quizás una de las más utilizadas y prácticas a la hora de trabajar en equipo.
Gracias a Calendar puedes ganar tiempo, ser más productivo, gestionar tareas e ir aprendiendo intuitivamente.
¿Aún no la utilizas en tu empresa o colegio?
¡Te conseguiremos el mejor plan y precio!
