La utilización de carpetas anidadas o nombres con descripciones largas pueden en ocasiones solucionar el problema de indexación de archivos, permitiendo al usuario no perderlos.
Sin embargo, utilizar tantas carpetas o nombres demasiado largos puede reducir la eficiencia en un espacio productivo.
Qué es Metadata?
Metadata se basa en añadir información sobre los archivos de tu organización. En Google Drive, metadata crea un mapa virtual de los archivos que comparten categorías (una categoría sería equivalente a una etiqueta).
Principales usos
- Encontrar archivos más rápido, filtrar grupos de archivos de manera más óptima para un uso específico. Por ejemplo, se pueden buscar todos los contratos esperando firma y que sean para el viernes.
- Categorizar archivos en tu organización. Los administradores pueden crear nuevas categorías que los miembros de la organización pueden aplicar en sus archivos.
- Los usuarios con permisos de los administradores pueden crear nuevas categorías.
- Distintos usuarios pueden ver los mismos archivos de maneras distintas que se adaptan a sus formas de trabajo o necesidades.
En qué consiste Drive metadata?
Permite indexar archivos por categorías y propiedades. Cada categoría de archivo tiene sus propiedades que pueden ser visualizadas rápido; permitiendo una funcionalidad similar a etiquetas.
Por ejemplo, un archivo puede pertenecer a la categoría contrato. Y debido a esto el archivo tiene las propiedades compañía,estado y fecha de vencimiento.
Cómo se aplica?
- Se elige para las propiedades tipos de datos (número,fecha, texto o selección). El tipo selección permite definir distintos estados que puede tener un archivo. (Ejemplo: bosquejo, esperando firma, firmado o expirado)
Registrate en Drive metadata Beta
Administradores para G Suite Business, Enterprise, Drive Enterprise, Education, Enterprise for Education, y organizaciones sin fin de lucro pueden registrarse en el programa beta.
