Hace unos días subimos la primera parte: Cómo dar los primeros pasos en Google Workspace, hoy nos centraremos en completar todas las funcionalidades de esta gran plataforma para que puedas aprovecharlo a fondo en empresas. 

Google Workspace es clave en empresas, te permite trabajar mejor en equipo, ganar productividad y simplificar tareas cotidianas. 

Veamos qué otras herramientas puedes aprovechar en tu empresa.

Cómo usar Google Workspace en empresas

Google Chat y Espacios de trabajo

A la hora de chatear con compañeros de trabajo y para gestionar mejor las tareas de trabajo en equipo, Google Chat te facilita la comunicación inmediata. Incluso si la persona no está conectada en ese momento, recibirá un correo electrónico con el mensaje que le enviaste por el chat. ¡Los mensajes siempre llegan a destino! 

Podrás compartir archivos y carpetas, documentos, hojas de cálculo y presentaciones para coordinar los próximos pasos y colaborar de manera eficiente y organizada. 

En este link encontrarás todas las funciones que puedes gestionar con Google Chat. Dile adiós a herramientas externas de comunicación, como ser Slack y centra todo tu trabajo en una sola plataforma. Más información sobre el paso de Slack a Google Workspace. 

Google Drive: Comparte archivos y colabora con el equipo de manera eficiente 

Para empezar a utilizar Google Drive, compartir archivos y colaborar de forma eficaz con tus compañeros de trabajo, debes tener en cuenta todo lo que puedes hacer con esta herramienta: 

• Acceder a los archivos desde cualquier dispositivo.
• Crear archivos con URLs directas. 
• Destacar carpetas con nombres y colores específicos.
• Acceder a archivos en cualquier lugar y momento, incluso sin conexión. 
• Adjuntar y compartir archivos desde Drive por correo o por Calendar. 
• Compartir archivos solo con los usuarios que quieras. 
• Tener Unidades compartidas de manera conjunta solo con el equipo con un área determinada. 
• Editar documentos, añadir notas, comentarios o imágenes.  
• Ver los últimos cambios y quién los realizó. 
• Recuperar versiones anteriores de documentos. 

¡Y muchos más! Puedes conocer más del tema en este artículo de Google. 

Meet: Funciones Avanzadas 

Todos hemos usado esta herramienta probablemente alguna vez, pero aquí te haremos un resumen con todas las funciones avanzadas porque, sin dudas, puedes sacarle más provecho en tu día a día. 

La interfaz es súper clara, tienes todos los botones de acción a mano durante una videoconferencia. Podrás habilitar una pizarra para compartir ideas y hacer encuestas, dividir a los participantes en grupo, entre otras funciones. Ya no necesitas de Zoom o de otras apps para videoconferencias o videollamadas. Tendrás todo en una sola plataforma. 

Te puede interesar leer: Meet o Zoom: ¿Cuál conviene más para empresas?

Los participantes pueden levantar la mano, compartir archivos por chat, compartir pantalla (solo si lo permites) y tener acceso a subtítulos automáticos en diversos idiomas (inglés, francés, alemán, portugués y español)

Más información sobre Meet. 

Google Docs

¿Qué se puede hacer con Google Docs? De todo. 

Puedes crear y editar documentos de texto directamente en tu navegador web sin necesidad de un software externo. 

Trabaja con tu equipo en un mismo documento al mismo tiempo sin problemas. Conoce qué cambios realizó la otra persona y no te preocupes por hacer clic en el botón Guardar. En docs de Google todo se guardará automáticamente. No se pierde nada y todo puede recuperarse. 

Dile adiós a herramientas más antiguas y poco productivas como Microsoft Word. Trabajar en la nube será lo mejor que te puede pasar. Puedes incluso crear presentaciones muy estéticas y compartirlas al momento con quienes quieras. 

Conoce Cómo cambiar de Microsoft Word a Docs de Google Workspace. 

Google Sheets u Hojas de Cálculo

Si pensabas que Excel era irremplazable… ¡Te equivocas! Google desarrolló una herramienta similar pero mucho más productiva. 

Sheets tiene las mismas características y funciones pero te permite trabajar en la nube. Es más práctico compartir una tabla o gráfico, sin necesidad de guardar. Y si otra persona modifica algo podrás saberlo al instante. 

En cuanto a las fórmulas y funciones, Sheets tiene las mismas y podrás utilizarlas sin problemas pero en una interfaz de usuario más simple e intuitiva. Todo es cuestión de costumbre y le agarrás la mano al instante. 

¿Y el precio? Mucho más conveniente dado que Sheets viene acompañado de otras herramientas útiles para tu empresa. Puedes ahorrar costos de impuestos y no debes descargar nada en tus equipos. 

Para más información, te recomendamos leer: Google Sheets vs. Excel: Cuál conviene usar en una empresa

Google Slides

A la hora de crear presentaciones para tu equipo o para clientes, Google Slides es lo que necesitas. Práctico y sencillo, sin necesidad de contratar un diseñador. 

Crea en minutos y comparte propuestas profesionales: Presentaciones de proyectos, slides para cursos o capacitaciones, brochures para eventos y mucho más. 

En este caso, dile adiós a Microsoft Powerpoint porque con Slides tienes todo lo que necesitas a mano.  

Google Forms

Hace unos meses hicimos una nota súper completa sobre esta herramienta de productividad: Qué es Google Forms y para qué sirve en empresas.   

Entre las funciones principales de Forms, podrás: 

• Gestionar registros a eventos o cursos. 
• Crear encuestas de opinión y analizar resultados de manera ordenada y simple. 
• Darle el estilo de tu marca a cada formulario. 
• Ver resultados y organizarlos en gráficos o como mejor te resulte. 
• Definir a qué correo o correos quieres que lleguen las respuestas. 
• Añadir forms a Calendars. 

Y, como siempre, mucho más. Google te sorprende y conoce tus necesidades. 

Google Sites

Hoy en día es primordial tener un sitio web y con Sites puedes lograrlo. Y lo mejor, sin necesidad de contratar programadores o diseñadores web. Tú misma/o puedes lograrlos de manera sencilla. 

Mediante un diseño predeterminado de bloques puedes añadir el tipo de contenido que quieras e ir dándole forma a tu sitio web o landing page. 

Al momento de crear tu sitio web, este se suma automáticamente a Drive para que puedas editarlo cuando quieras. Obviamente también puedes compartirlo para que otras personas de tu equipo intervengan: Por ejemplo, redactores o diseñadores (si es que lo necesitas). 

Cuando finalices tu sitio web puedes compartirlo con todo el mundo (que sea público) o solo con algunas personas de tu interés, por ejemplo proveedores o determinados clientes. 

El sitio está pensado para que pueda verse perfecto desde cualquier dispositivo, tiene diseño responsivo.  

Más información de Google Sites. 

Conclusión

Google Workspace es clave en empresas de todo tipo y tamaño. Las pruebas están en todo lo que puedes lograr a un costo muy bajo.

Contáctate con nosotros para que podamos asesorarte y dar con el plan que mejor se adapte para tu equipo de trabajo. Evita pagar impuestos innecesarios, contrata Workspace mediante un partner confiable y profesional como Pronectis.