Uno de los grandes dilemas si tienes una empresa y sueles usar hojas de cálculo es decidir qué herramienta utilizar: Google Sheets o Microsoft Excel. Nombramos estas dos opciones porque son las más utilizadas a nivel mundial por empresas y usuarios de todo el mundo.
Ahora bien, en esta nota despejaremos la duda de ¿cuál de las dos opciones conviene para gestionar mejor los datos de una empresa? Si trabajas con fórmulas, celdas, gráficos, etc. ¡Sigue leyendo!
Tanto Excel de Office 365 de Microsoft como Google Sheets en Workspace son dos plataformas que permiten gestionar datos. ¿Cuáles son las diferencias entre ambas? Bien, para empezar Excel debe instalarse en un ordenador o computadora para contar con todas sus funciones, mientras que Sheets se puede utilizar sin necesidad de instalar nada ya que es nativo “Cloud”: Se trabaja directamente en la nube.
Principales diferencias entre Excel y Google Sheets
Accesos
Tanto Excel como Sheets pueden usarse en diversos dispositivos. Sin embargo, en el caso de Excel solo se puede acceder a los documentos que pertenecen a tu usuario. Microsoft está introduciendo cambios que intentarán lograr las funcionalidades de trabajo en equipo que permite Sheets en la nube pero eso está recién comenzando.
En el caso de Sheets, al ser parte de Google Drive, también podrás acceder a todas las hojas de cálculo que compartan contigo o que estén en tu unidad. Tú eres dueño/a de ese espacio virtual llamado Drive y decides con quién compartir algunas carpetas o documentos.
Ejecutar y Guardar cambios
Como mencionamos anteriormente, Excel se ejecuta de manera local en tu computadora o equipo. Debes crear un archivo e ir guardando cada tanto esa información para que se actualice. No es un proceso automático como en Sheets.
Google Sheets te permite abrir un documento e ir actualizando la información sin necesidad de acordarse de “guardar”, ya que este proceso es automático. Se puede trabajar en un doc aunque no tengas conexión a Internet, ya que luego se podrán guardar esos cambios. Trabajas siempre de manera online, en la nube, ya que forma parte de Google Drive, que a su vez es parte de Google Workspace.
Adicionalmente Sheets maneja un versionado automático con cambios propios o de colaboradores por lo que tener problemas con el versionado de archivos es problema del pasado.
Compartir información – Colaboración
En Excel, si deseas compartir un archivo, deberás bajarlo y enviarlo por correo electrónico de manera adjunta. Y si una de las personas hace algún cambio deberá guardar su versión y enviarte un archivo nuevo.
En el caso de Sheets, puedes compartir el archivo mediante un link (con los usuarios que tú desees, dándoles permiso de edición) y se guardarán de manera automática los cambios realizados e incluso podrás ver quién modificó la última versión y qué cambios realizó. Se pueden dejar notas (son anónimas) o comentarios en el doc (le llega una notificación a la persona @ a su correo), sugerencias, entre otras cosas que suman al trabajo grupal. Es decir que podrás trabajar al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo, sin problemas o interferencias.
Cabe aclarar que Excel tiene una versión en la nube, que forma parte de Onedrive, donde no deberás estar tan pendiente del icono del “disquete” para guardar tus cambios. Esto es automático como en Sheets.
Trabajo remoto – Sincronización
Sheets tiene sincronización automática, lo que resulta ideal para trabajar en remoto o en diferentes tiempos con el equipo de trabajo. Tienes a mano el historial de versiones y puedes recuperar datos o información anterior.
Esto es impensado en Excel dado que si usas la versión tradicional, deberías guardar tus cambios y enviar el archivo para que otra persona haga sus propios cambios, etc. Y si desearas recuperar algún dato borrado… ¡Sería imposible!
Funciones y Fórmulas
Si comienzo a usar Sheets, ¿tendré las mismas funciones que tenía en Excel? Veamos, Sheets tiene las mismas funciones y todo lo que hacías en Excel puedes hacerlo sin problemas.
¿Qué cambia? La interfaz de usuario, Sheets es más intuitivo. Es una herramienta muy práctica y tienes todo a mano pero deberás acostumbrarte. Por ejemplo, una tabla dinámica en Excel se ubica en Insertar, mientras que en Sheets la encuentras en Datos. Nada del otro mundo. En general Excel se considera más abrumador, tiene miles de funciones y visualmente espanta un poco.
A no preocuparse porque tanto Sheets como Excel tienen todas las funciones básicas disponibles: Sumas, Promedio, etc. Incluso Google te ofrece fórmulas especiales con Google Finance. Además, Sheets permite agregar Validaciones. Si está bien configurada la validación, cuando un usuario coloca algo incorrecto le aparece un aviso.
Además, puedes proteger una celda (Permisos de edición de intervalos) y que solo los usuarios autorizados con permiso modifiquen la celda en cuestión. Es decir, todos la verán pero sólo los autorizados podrán cambiar algo. ¡Está pensado en minimizar errores!
Algo a tener en cuenta es que Sheets incorpora funciones prácticas cada cierto tiempo. Google tiene muy bien estudiado a los usuarios y sabe lo que necesitan a mano.
Seguridad
En este punto si bien Microsoft ha avanzado mucho más con OneDrive, Google sigue ofreciendo un mejor respaldo y controlando mejor la seguridad gracias a la autenticación de dos factores, la conexión HTTPS y algunos puntos claves más que tiene a favor.
Es necesario mencionar que si usas la versión escritorio de Excel, deberás tener un buen antivirus en tu equipo (como mínimo). Hay más chances de que tus datos sean vulnerados.
Precio
Sin dudas en este punto gana Sheets ya que puede usarse de manera gratuita si tienes una cuenta en Gmail. Pero al ser una empresa te recomendamos que contrates por un costo muy bajo Google Workspace, donde podrás disfrutar de muchas más herramientas para aumentar tu productividad, darle continuidad a tus tareas y a las de tu equipo.
En el caso de Excel, deberás contratar un paquete de Office y mantenerlo activo pagando anualmente.
Conclusión
El uso de Sheets o de Excel es una cuestión de gustos y costumbres. Generalmente Excel es utilizado por personas de mayor edad ya que cuando comenzaron con sus tablas de cálculos no había otra herramienta y solo se conocían las nubes del cielo.
Por otro lado, hay una nueva generación de profesionales que prácticamente ha ingresado al mundo digital de la mano de Google y usa sus herramientas por una cuestión de practicidad ya que son universales.
Y también están aquellas personas que conocieron y usaron Excel y hoy están felices de haberse pasado a Sheets y de gestionar sus tablas y fórmulas en la nube.
Si deseas asesoramiento sobre cuál de las dos herramientas te conviene usar en tu empresa, escríbenos y coméntanos tu caso. ¡Te daremos la solución precisa para que tu negocio siga creciendo y tu equipo sea más productivo cada día!
