Constantemente recibimos esta consulta: ¿Qué me conviene usar en mi empresa: Google Workspace u Office 365? Bien, este es el momento de hacer pública nuestra conclusión. Si bien todo depende de tu negocio o empresa, en esta nota desarrollaremos las ventajas de cada plataforma y te contaremos datos únicos que te harán tomar la mejor decisión.
Dado que trabajamos constantemente con estas plataformas y somos partners de ambas, creemos que podemos ayudarte a que tomes la decisión adecuada. Sabemos que en tu empresa necesitas una plataforma que sea colaborativa, innovadora, con herramientas digitales de todo tipo y que realmente haga que tu equipo sea más productivo.
No importa el tamaño de tu empresa, necesitas herramientas que sean simples y fáciles de adoptar, y que en estos momento te permitan trabajar de forma remota. El almacenamiento en la nube es primordial.
Comparación entre Google Workspace y Office 365
Veamos a continuación datos reales y oficiales de ambas plataformas para definir cúal es mejor para nuestra empresa o institución.
- El 95% de los usuarios de Google Workspace puede trabajar fácilmente en equipo en un mismo documento. Mientras que solo el 84% de los usuarios de Office 365 lo hace.
- El 48% de los usuarios afirman que Google Workspace facilita las conversaciones en los equipos, en comparación con el 38% de los usuarios de Office 365.
- El 85% de los usuarios afirman que Google Workspace los ayuda a ser más efectivos aún trabajando remotamente, en comparación con el 74% de los usuarios de Office 365.
- El 60% de los usuarios de Google Workspace afirma que sus equipos trabajan muy bien juntos y que pueden innovar más que antes, en comparación con el 49% de los usuarios de Office 365.
- Google Workspace tiene más adopción en el público joven y en pequeñas y medianas empresas (SMB), mientras que Office 365 todavía es líder en el sector Corporate con altos presupuestos y generalmente es utilizado por usuarios adultos de más de 50 años.
- Workspace tiene todas las herramientas disponibles para trabajar en la nube, mientras que Office 365 también tiene herramientas en la nube pero básicamente han sido diseñadas para el uso de escritorio. ¿Qué quiere decir esto? Cualquier computadora u ordenador puede trabajar con Workspace. En el caso de Office 365, todo dependerá del equipo con el que cuentes.
- Office 365 requiere mayores recursos que Workspace. Desde ya te aseguramos que la inversión debe ser mayor si deseas usar 365. Por el contrario, Google Workspace requiere mínimos recursos, es tan maravilloso que puedes utilizarlo hasta en computadoras viejas recuperadas gracias al sistema CloudReady.
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- Licencias: Generalmente los dos sistemas presentan casi las mismas características y funcionalidades pero el tema está en el costo. Office tiene un costo más elevado que Workspace, por lo que muchas pymes (pequeñas y medianas empresas) están realizando el cambio definitivo a Google.
- Seguridad: Algo fundamental en lo que debes hacer hincapié es el tema de la seguridad y resguardo de los datos. Workspace, al no necesitar una instalación (se gestiona en la nube) te previene de posibles riesgos y de amenazas de seguridad.
- Usabilidad: Muchos usuarios están acostumbrados a usar Excel o Microsoft Word en Office. A todos ellos les comentamos que en Workspace tienen disponible herramientas similares (Google Sheets o Documentos de Google) y resultan ser mucho más prácticas, seguras y productivas para trabajar en equipo. ¿Por qué? Porque se realizan actualizaciones automáticas cuando alguien hace un cambio y te permite saber quién fue esa persona y qué cambios realizó. Siempre verás la última versión del documento.
Mientras que en Office 365 deberás enviar el documento por correo o compartirlo en la nube, la persona que lo debe modificar lo hará pero deberá guardar esa versión y volver a enviarlo. ¡Es todo más complicado! Además, en ese intercambio de información (quizás algún usuario tenga un virus en su computadora y lo desconoce) puede aparecer una amenaza inesperada y perjudicar al equipo y al trabajo realizado.
Recomendación: Utiliza Drive, ya que presenta las mismas características que Excel y Word y tiene todas las funcionalidades más utilizadas por los usuarios.
Antes de finalizar, compartimos un video sobre Workspace que te servirá de mucho.
Conclusión
Dado los testimonios de nuestros clientes y la experiencia de nuestro equipo con ambas plataformas, creemos que Google Workspace es un sistema que se adapta mejor a todo tipo de empresas. Además, resulta más seguro, ya que se gestiona completamente en la nube, no se deben pasar archivos de computadora a computadora como es el caso de Office 365.
Otro punto a favor de Workspace es que no debes instalar nada en tu computadora u ordenador. ¡Algo fundamental en esta era tecnológica!
Si deseas conocer más sobre los planes de Google Workspace o de Office 365, consúltanos. Estamos a tu disposición para encontrar el más adecuado para tu empresa y tu equipo.
